働いてみて分かった、Excelを学ぶことの大切さと使えるスキル

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excel

みなさん、こんにちは!

インターン生の中野です。

 

インターン生といえども、一応、就労経験をしている訳で、

様々な仕事をさせていただいています。

 

その中でも、私は、マーケティングを専攻していたので、

顧客データの抽出や様々な施策の効果測定をメインで行っています。

 

 

インターン開始から3か月経ち、学生時代(今も学生ですが)にもっと勉強しておけば良かったなー、と痛感していることが一つあります。

 

 

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それは、「Excel」です。

 

Excelというと、Microsoft Officeシリーズの中でも、最も学生に敬遠されているものです。

(勝手に私が思っています)

 

確かに、Excelってなんか数学っぽいし、関数とかよく分からないですし、

最悪、使わなくても何とかなりますよね。

 

では、なぜ私はExcelを使いこなす事が重要だと考えたのか。

 

 

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ズバリ、一言で言うと「仕事の効率」が格段に変わります。

 

Excelで出来ることは、時間と体力さえあれば、自力ですることも可能です。

しかし、Excelのやり方を知っているか知らないかだけで、平気で100倍くらいの効率の差が生まれることがあります。

 

 

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簡単な例を出すとすれば、

Excelベースの10000人の顧客データの中から、特定の30人のデータを出したいとします。

 

1,Excelが全く分からない人は、片っ端から名前を探します。

2,Excelが少しわかる人は、名前にフィルタをかけてから、自力で探します。

3,Excelがもう少し分かる人は、検索機能を使います。

4,Excelがほとんど分かっている人は、vlookupを使います。

 

あなたは、この場合どの方法で探しますか?

 

正直、vlookup自体も基礎中の基礎なので、4の方法でされる方も多いと思います。

もしかしたら、他のもっと効率の良い方法でされる方もいると思います。

 

ですが、例えば私の場合、この会社に来てExcelをちゃんと学ぶようになる前は、1か2だったと思います。

今考えるとゾッとしますね。

 

状況にもよりますが、1の方法と4の方法では、作業時間で言うと、本当に100倍もの違いが生まれます。

 

もちろん、この100倍もの差そのものも問題ですが、この差は色々な害を及ぼします。

 

 

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・帰るのが遅くなる

・体力を使ってしまい、他の仕事ができなくなる

・上司に他の仕事を振ってもらなくなる などなど、、、

 

つまり、社会人としての成長が遅くなるんです!

 

と、まあ、かなり大袈裟に書いてしまいましたが、そのくらい重要なものだと思います。

 

ということで、今回は私が思う、

超初心者向け!覚えておくべき基礎スキルをご紹介します!

 

 

●「Ctrl」+「方向キー」

これは、計算式などではありませんが、本当によく使います。

 

 

pic1

例えばこんな資料があるとします。

 

ここで、一番下の日付まで行きたい場合、あなたならどうしますか?

 

もちろん、マウスを使って下に行くのもいいのですが、

ここで「Ctrl」+方向キーの「↓」を押すと、一気にしたのセルまで、移動することができます。

Pic2

 

 

さらに、その際に「Shift」も同時に押すと、

その範囲をすべて選択することが出来るのです。

pic3

 

キーボードから手を離さずに操作できるので、おススメです。

 

 

●フィルハンドルのダブルクリック

先ほどの資料で、「売り上げの未達成率」調べたいとします。

 

すると、まずこう求めますよね。

pic4

 

 

ここで他の日付のものも求めたいと時に「フィルハンドル」を使いますよね。

ここで、マウスを使ってドラッグしていくのもいいのですが、このフィルハンドルをダブルクリックすると、

pic6

 

一気に下のセルまで、この式を入力することができます。

*隣接するセルに、値が入っていないと出来ません

 

 

●vlookup

先ほどの話でも、ご紹介したvlookup。

 

例えば、この例の中で、特定の日付における達成率を求めたいとします。

pic7

 

このような、大量のデータの中から、特定のものをピックアップしたい際にvlookupが使えます。

 

まず、求める数値を入れたいセルを選択します。

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そして「関数の挿入」をクリックし、vlookupを選びます。

Pic10

 

すると下の図のようなウィンドウが開くので、指示に従ってセルを選択していきます。

pic11

まず、検索値ですが、これはどの数字を基にピックアップしたいのか、

つまり、ここでは「求めたい日付」になります。

 

次に範囲ですが、これはどこからピックアップしたいのか、

ここでは、元データ、下の図のデータ全体になります。

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次の列番号ですが、これは範囲で選んだデータの中の、どのデータを抽出したいかを指定します。

ここでは売上達成率を求めたいため、「2」ということになります。

 

 

そして最後に、検索方法ですが、この部分に説明がありますので、これに従って入力してください。

pic11

 

ここでは、「完全一致」を求めたいので「FALSE」と入力します。

 

そしてOKを押すと、特定の日付の売上達成率を求めることができ、これをフィルハンドルで引っ張ると、このように全ての日付の数字を求めることができます。

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説明していると、長そうに感じるかもしれませんが、実際には20秒もかからずに、これらの作業を行うことができます。

 

 

いかがでしたか。

本当はもっと知っていただきたい関数がたくさんあるのですが、

キリがないので、今回はこのあたりにしておきます。

 

ぜひ、一度試してみてください!

 

 

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中野海地

中野海地

こんにちは! 私はGrateful Daysで約一年間インターンをさせていただきます。ベトナムという刺激的な環境の下、色々なことにチャレンジし、その様子を皆様に伝えたいと思います。

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